PC研修会０９ テキスト
・ 電子メール（ビジネスメールのルール）
- 電子メールにはテキスト形式のメールと、HTML形式のメールがあります。
- ここでは、ビジネスで使うのに適したテキスト形式のメールについて送信や
- 返信のルールを確認していきましょう。
送信メールの書き方
- ●件名
- 件名だけでメールの内容がわかるのが理想です。
- ●本文
- 冒頭に相手の会社名・名前を書き、誰宛のメールなのかを明確にします。
簡単な挨拶と自分が誰なのかをまず名乗ります。
用件は必要な事柄だけを簡潔にまとめます。
（箇条書きにしたり、改行するなどして読みやすいメ－ルにします。）
- ●署名
- 末尾に改めて自分の名前や連絡先を書いておきます。
《注意》
- 一行に書く文字数は３５文字前後にし、改行して読みやすくしましょう。
- 記号文字や丸数字は表示できない機種があるので避けましょう。 （例；㈱㈲①②など）
署名をつくる
自分の名前・会社名・アドレスなどを、あらかじめ署名に登録しておくと便利です。
署名の作り方
- 「ツール」→「オプション」→「署名」タブを開きます。
- 右の「作成」ボタンをクリックし、下の「署名の編集」欄に署名として登録したい内容を入力します。
- 「適用」→「OK」をクリックして完成。
- 「署名の編集」欄は小さいので、メールの本文欄で作成して貼り付けると作業がしやすいです。
- 同じ手順で、「作成」から複数の署名を作ることができます。
- 「すべての送信メッセージに署名を追加する」にチェックを入れると自動的に署名が挿入されます。
複数の署名を登録したら、
- 「署名＃１」「署名＃２」をわかりやすい名前に変えましょう。
- 本文に署名を入れるには、「挿入」→「署名」から、TPOに合わせて使い分けましょう。
ひな型を利用してメールを簡単に作成する
仕事のメールでは、商品の注文確認や発注書など、パターン別のひな型を作っておくと便利です。
テキスト形式のひな型を作る
- 通常と同じ手順でひな型となるメールを作成します。
この時に後から変更する部分（日付など）は●などの目立つ文字を入力しておくと作成時に解りやすいです。
- 「ファイル」→「名前を付けて保存」すると.emlという拡張子のファイルができます。
- これをダブルクリックすると、保存した内容の入った新規メールが開き、ひな型として何度も使えます。
この他に、署名機能をひな型代わりに使うこともできます。
送信の「宛先」「CC」「BCC」の使い分け
- どの欄にアドレスを指定しても同じメールが送れますが、用件を伝えたい直接の相手は「宛先」に、参考までに報告したい相手は「CC」に、相手に知られないように送りたい相手は「BCC」にと使い分けます。
- （「BCC」欄が表示されていない場合は、「表示」→「すべてのヘッダー」で表示されます。） 「BCC」は互いに面識のない大勢の相手にメールを送信する場合にも活用できます。
- （「宛先」に大勢の送り先を指定して送ると、届くメールには全員の名前やアドレスがわかってしまい、個人情報を公開してしまうことになるので注意しましょう。）
- この場合、送り先をすべて「BCC」欄に指定して、「宛先」欄には自分のアドレスを指定しておくのが一般的です。
返信メールの書き方
- 「返信」ボタンを押すと、元のメールの件名や本文が「引用」されます。
- 件名の「Re:～」はどのメールに対する返信かをわからせるものなので、そのまま利用してもかまいません。返信の内容を件名で表したい時は「Re:～」の件名に続けて、（ ）で囲んで書き足すと良いでしょう。
- 本文の引用は、必要に応じて余計な引用を削除し、全体をコンパクトにまとめるようにします。
（全文を引用するのは、返事の最後に引用文をつける場合だけです。）
《注意》
- 送られたメールに即答できない場合でも、メールを受け取った旨を返信しておきましょう。（返信がないと、メールが届いているかどうかわからず 相手が不安になります。）
- また、携帯電話や家のPCにメールを転送設定しておくと、大切なメールを早くチェックできます。
- 自分へのメールが「宛先」や「CC」で来ていて他の「CC」の人にも同じ返事をした方が良い場合、
→「全員に返信」ボタンで返信メールを作成します。
- 自分へのメールが「BCC」で来ている場合、内緒で送られてきているメールですので「返信」ボタンで
メールの送信者にだけ返信するようにします。
2003/6/7 |
尚、このテキストは松原駅前商店会 PC研修会で使用されたテキストです。
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